Mfumo wa Pamoja wa Taarifa za Kitumishi na Mishahara

MFUMO WA PAMOJA WA TAARIFA ZA KIUTUMISHI NA MISHAHARA (HUMAN CAPITAL MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM – HCMIS)

Mfumo wa Pamoja wa Taarifa za Kiutumishi na Mishahara (Human Capital Management Information Sytem – HCMIS)  ni mfumo wa Kompyuta unaoutumika kuingiza, kuhifadhi na kutoa taarifa za masuala ya kiutumishi na Mishahara kwa ajili ya maamuzi mbalimbali ya Kimenejimenti na Kisera Serikalini.

Mfumo huu ulianza kutumika kuanzia mwezi Septemba 2011, ukiwa na lengo la kushughulikia masula ya kiutumishi ambayo ni:

• Kuandaa bajeti ya watumishi na mishahara,
• Kujaza nafasi mpya na mbadala kwenye Utumishi wa Umma,
• Mchakato wa kuajiri watumishi wapya;
• Uhamisho wa watumishi kati ya taasisi za Umma;
• Upandishaji watumishi vyeo;
• Likizo kwa ajili ya ugonjwa kwa watumishi,
• Likizo ya mwaka ya watumishi,
• Likizo bila malipo kwa watumishi
• Malipo ya mishahara, marupurupu na mikopo;
• Hatua za kinidhamu kwa watumishi;
• Mafunzo na uendelezaji wa rasilimali watu;
• Mfumo wa upimaji utendaji kazi wa wazi na
• Kusimamisha malipo ya mtumishi pale utumishi wake unapokoma.

TAKWIMU ZA KIUTUMISHI ZILIZOINGIZWA KWENYE MFUMO

FAIDA ZA MATUMIZI YA MFUMO WA HCMIS 

Faida za mfumo wa HCMIS ni nyingi kwa serikali, waajiri, OR-MUU, Wizara ya Fedha, Ofisi ya ya Waziri Mkuu- TAMISEMI, Wizara za Kisekta pamoja na watumishi wa umma kwa ujumla. Baadhi ya faida hizo ni pamoja na:-

• Kupunguza kwa kiasi kikubwa muda unaoutumika kuingiza watumishi kwenye Orodha ya Malipo ya Mishahara na kuondoa malimbikizo ya mishahara yanayotokana na watumishi kuchelewa kulipwa stahili zao mara wanapoajiriwa, kuhamishwa au kupandishwa vyeo.
• Kudhibiti bajeti na vibali vya ajira ambapo mfumo hautamruhusu mwajiri kuajiri zaidi au tofauti na makubaliano ya Ikama yaliyoidhinishwa na kuingizwa kwenye mfumo,
• Kuwezesha waajiri kuwa na taarifa sahihi za watumishi wanaowasimamia, kubadilisha taarifa pale inapobidi na kutoa ripoti za aina mbalimbali za kutumishi na mishahara. Aidha, ripoti hizo zinaweza kupatikana katika muonekano tofauti kulingana na mahitaji ya mtumiaji;
• Kuwezesha waajiri kupata viashiria mbalimbali kuhusiana na hatua wanazotakiwa kuchukua katika kusimamia watumishi wa taasisi zao, mfano watumishi wanaokabiria kustaafu, watumishi wanaohitaji mafunzo, watumishi wanaolipwa mishahara tofauti na ngazi zao za mishahara, nk;
• Kuwezesha waajiri kuwa na kumbukumbu za matukio mbalimbali anayofanyiwa mtumishi, kumtambua aliyefanya matukio hayo na muda na wakati gani yalipofanyika;
• Kuwezesha wadau wa mifumo mingine ya serikali mbalilmbali kupata tarifa muhimu kutoka kwenye mfumo kwa ajili ya kufanya maamuzi mbalimbali yanayowahusu watumishi wa umma, mfano wadau wa mifumo ya kiuhasibu, mifumo ya Pension, Bima ya afya n.k
• Kuwezesha waajiri  kuwa na nakala elektoniki ya faili ya Mtumishi.
• Kwa kuwa mfumo huu ni shirikishi kwa maana ya kuunganisha taaarifa za kutumishi na zile za mishara ya watumishi, mfumo wa HCMIS unaimarisha usalama wa taarifa na kuipunguzia Serikali gharama ya uendeshaji ukilinganisha na kuwa na mifumo miwili tofuati inayoshughulikia suala moja.

CHANGAMOTO KATIKA  MATUMIZI YA MFUMO WA HCMI

• Ukosefu wa fedha za kuwezesha maafisa Utumishi kupata mafunzo juu ya matumizi ya Mfumo wa HCMIS.
• Kupokea taarifa chafu kutoka kwa baadhi ya watumishi wanaohamia.
• Kusuasua kwa mtandao hivyo kukwamisha ufanisi wa matumizi ya mfumo katika kushughulikia masula ya kiutumishi.
• Upungufu wa kompyuta pamoja na vifaa vya kiektroniki. 
• Baadhi ya taarifa kutoidhinishwa kwa wakati na mhidhinishaji wa mfumo (Approver).